Niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe, tajne i o szczególnym znaczeniu można powierzyć wyspecjalizowanej firmie. Proces utylizacji powinien jednak zostać potwierdzony specjalnym protokołem. Jakie informacje powinien zawierać dokument? Jak jeszcze można potwierdzić, że niszczenie dokumentów odbyło się zgodnie z prawem?
Protokół niszczenia dokumentów – co to? Jakie informacje powinien zawierać?
Protokół (certyfikat) niszczenia dokumentów to dokument, który potwierdza zniszczenie dokumentów przekazanych firmie zajmującej się ich utylizacją. Informuje on, że proces przebiegł zgodnie z obowiązującymi przepisami i wymogami w zakresie ochrony danych.
W efekcie dowodzi, że na żadnym z etapów utylizacji nie doszło do naruszenia bezpieczeństwa poufnych informacji. Potwierdza również to, że dane zostały trwale zniszczone, a zutylizowanych dokumentów nie można odtworzyć.
W protokole muszą znaleźć się takie informacje jak:
- rodzaj danych,
- przyjęta metoda niszczenia dokumentów,
- data i miejsce niszczenia,
- dane podmiotu odpowiedzialnego za zniszczenie dokumentów,
- liczba zniszczonych dokumentów.
Powinien on również wskazywać osobę lub osoby, które zatwierdziły proces i były za niego odpowiedzialne. Co ważne, nie w każdym przypadku protokół procesu niszczenia dokumentów jest konieczny. Administrator danych może bowiem wybrać inne rozwiązania techniczne i organizacyjne, dzięki którym w razie kontroli będzie mógł wykazać, że utylizacja danych została przeprowadzona zgodnie z obowiązującym prawem. Niemniej protokół wydaje się wygodną i skuteczną formą pozwalającą potwierdzić zniszczenie dokumentów w odpowiedni sposób.
Forma protokołu procesu niszczenia dokumentów – czy może być tylko pisemna?
Zwyczajowo protokół procesu niszczenia dokumentów ma formę pisemną. Niemniej obowiązujące w Polsce prawo nie wymaga złożenia własnoręcznych podpisów pod dokumentem. Protokół może być przesłany i zatwierdzony także drogą elektroniczną.
Kiedy spisać protokół procesu niszczenia dokumentów?
Protokół procesu niszczenia dokumentów warto sporządzić, gdy umowa powierzenia przetwarzania dokumentów została wykonana. Wówczas jako administrator danych osobowych, tajnych i o szczególnym znaczeniu zyskujesz pewność, że procesor zaprzestał ich przetwarzania.
Co oprócz protokołu niszczenia dokumentów? Jak dodatkowo udowodnić przebieg procesu?
Oprócz protokołu niszczenia dokumentów firma utylizująca akta i pisma może przekazać administratorowi danych nagranie video, które przedstawia przebieg procesu niszczenia. Przyda się ono w razie skrupulatnej kontroli lub audytu wykonywanego przez organy administracji państwowej. Dodatkowo utylizacja dokumentów może być nadzorowana przez osobę wskazaną przez administratora danych.
Dlaczego warto zdecydować się na profesjonalne niszczenie dokumentów?
Dokumenty zawierające dane osobowe, tajne i o szczególnym znaczeniu np. dla konkurencyjności firmy na rynku nie mogą dostać się w niepowołane ręce. O ich bezpieczeństwo należy zadbać także podczas procesu niszczenia. Inaczej mogłyby zostać odtworzone przez osoby nieupoważnione.
Wbrew jednak pozorom przedsiębiorca nie musi pozbywać się akt, pism i korespondencji na własną rękę. Zadanie to może zlecić wyspecjalizowanej firmie świadczącej usługi niszczenia dokumentów. Dlaczego to dobry pomysł? Przemawiają za tym przede wszystkim skuteczność i bezpieczeństwo procesu przeprowadzanego przez ekspertów. Utylizacja przebiega sprawnie i zgodnie z prawem. W efekcie do minimum ogranicza ryzyko ewentualnego wycieku lub odtworzenia danych.
Podsumowując, niszczenie dokumentów, które zawierają np. dane osobowe, poufne i o szczególnym znaczeniu, musi odbywać się przy wykorzystaniu odpowiednich metod utylizacji i zachowaniu należytych środków ostrożności. Potwierdzeniem tego będzie protokół, który firma utylizacyjna powinna wystawić administratorowi danych. W dokumencie muszą znaleźć się konkretne informacje, tak aby w razie kontroli przedsiębiorca mógł udowodnić, że proces niszczenia danych przebiegał zgodnie z prawem.
