Każdy podmiot, który objęty jest przepisami ustawy o rachunkowości, zobowiązany jest do ustanowienia specjalnego dokumentu regulującego wiele istotnych kwestii związanych z prowadzeniem ksiąg, czyli polityki rachunkowości. W praktyce wymaganie to obejmuje wszystkie duże firmy działające na terenie Polski. Utworzenie strategii rozliczania finansów przedsiębiorstwa na ogół nie jest trudne, jednak jej wdrożenie i przestrzeganie może takich trudności przysporzyć. Na szczęście istnieją odpowiednie narzędzia, które znacznie ułatwiają to zadanie. Co reguluje polityka rachunkowości, jakie trudności może sprawiać i jak zadbać o prowadzenie księgowości zgodnie z przyjętą strategią?
Według ustawy polityka rachunkowości stanowi zbiór zasad finansowych, zgodnie z którymi prowadzona jest księgowość firmy. Zbiór ten określa m.in. rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze. Ustala się też metody wyceny wartości aktywów, pasywów i wyniku finansowego oraz zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych i sposób ochrony księgowanych danych. W zależności od wielkości firmy struktura prowadzenia ksiąg rachunkowych może być bardziej lub mniej skomplikowana. Duże podmioty muszą zawrzeć wykaz zbiorów danych na nośnikach informatycznych tworzących księgi, z określeniem ich wzajemnych powiązań, w tym powiązań z księgą główną. Jeżeli wyżej wymienione struktury dotyczą pojedynczych jednostek gospodarczych, nie jest to aż takim problemem. Schody zaczynają się, jeżeli firma jest na tyle duża, że składa się z wielu obszernych i niezależnych działów lub osobnych spółek kapitałowych, które w momencie konsolidacji mają własne polityki rachunkowości.
Podstawową trudnością jest prawidłowość raportowania w ramach całej organizacji. To samo tyczy się wszystkich innych danych księgowych. Aby firma mogła prawidłowo zamknąć rok obrotowy, musi dysponować odpowiednim i jednolitym pakietem danych od każdego działu lub spółki zależnej, co wymaga właściwego przepływu informacji i sprawnego zarządzania tym procesem. Osobną trudność sprawia konsolidacja spółek z różnymi politykami rachunkowości lub takich, które objęte są innymi przepisami. Przykładowo, jeżeli jednostka podporządkowana nie jest objęta ustawą o rachunkowości, to i tak musi przedłożyć odpowiednie dane do firmy dominującej. Kolejna kłopotliwa sytuacja dotyczy odmiennego roku obrotowego w skonsolidowanych spółkach. W praktyce spółka podporządkowana jest zmuszona przygotować raport zawierający fragment poprzedniego i obecnego roku obrotowego, tak żeby nakładał się on na rok obrotowy całej grupy kapitałowej. Idealnym rozwiązaniem, które eliminuje wyżej wymienione problemy, są specjalne systemy informatyczne.
Specjalne systemy IT w znaczny sposób ułatwiają ujednolicenie księgowości w całej firmie. Dostarczają one odpowiednich narzędzi, które nie tylko ułatwiają komunikację, ale pozwalają na monitoring i zarządzanie na bieżąco różnymi procesami. Przykładem może być tutaj program FlexiReconciliation. Oprogramowanie można zintegrować z dowolnym systemem księgowym. Do jego głównych zalet należy to, że pozwala na kontrolę przestrzegania procedur i standardów wynikających z aktualnej polityki rachunkowej firmy. Do dyspozycji użytkownika jest wiele przydatnych funkcji, w tym możliwość sprawdzania poprawności sald na kontach księgowych czy generowanie formularzy uzgodnień dla każdego konta. Pozwala to na szybkie identyfikowanie i wyjaśnianie wszelkich niezgodności, które często pojawiają się w firmach o skomplikowanej strukturze. Użycie tego typu systemów komputerowych wydaje się wręcz niezbędne w przypadku dużych podmiotów gospodarczych, gdyż znacznie ułatwiają rzetelne prowadzenie ksiąg i eliminują ryzyko popełnienia błędów, o które nietrudno.
Inspirowane: Flexisolutions.pl – e sprawozdania finansowe