Prowadzenie firmy wiąże się nierozłącznie ze sprawami finansowymi, budżetowymi oraz księgowymi. W przedsiębiorstwie jest zatem zespół osób, które zajmują się prawidłowymi księgowaniem wydatków, przychodów oraz bilansu na zakończenie każdego miesiąca. Jest to niezbędne nie tylko ze względu na wymogi prawne oraz podatkowe. Bardzo ważne jest monitorowanie oraz ingerowanie w budżet firmy w taki sposób, żeby kontrola nad finansami była w pełni po stronie osób za to odpowiedzialnych. Chcąc uzyskać dobre wyniki w pracy podczas zamykania każdego miesiąca rozliczeniowego, warto szukać usprawnień oraz rozwiązań, dzięki którym możliwe jest efektywne wykonywanie swoich obowiązków oraz bezbłędne tworzenie potrzebnych raportów. Właśnie w tym celu stworzone zostały systemy IT, które pozwalają na sprawne zamknięcie miesiąca. Dlaczego warto korzystać z tych systemów w swojej firmie? Co wyróżnia te systemy?
Monitorowanie i optymalizacja
Wykorzystanie w pracy systemów komputerowych daje niesamowite możliwości przyspieszenia tworzenia raportów wyników finansowych. Dodatkowo dzięki nim można w sprawny sposób monitorować na bieżąco wszystkie zadania oraz postęp ich realizacji jeśli chodzi o proces zamykania miesiąca. Systemy dają też pogląd na wszelkie występujące opóźnienia oraz powody tych opóźnień. Ważne są nie tylko ogólne wyniki, ale także to jak pracuje zespół i poszczególni pracownicy. Dzięki przypisaniu konkretnych zadań oraz zakresów obowiązków, menadżer ma stały wgląd w efektywność każdego z członków zespołu. Można w ten sposób ocenić ich efektywność oraz poprawność wykonywanych czynności księgowych.
Zalety systemów IT w księgowości
Oprócz wymienionych już wcześniej zalet szybkiego i sprawnego monitorowania prac w procesie zamykania miesiąca rozliczeniowego, wykorzystanie systemów IT pozwala również na zmniejszenie pracochłonnych zadań, które zostają zautomatyzowane jako rutynowe kalkulacje. W ten sposób można efektywnie wyeliminować większość błędów, a także koszty związane z rejestracją korekt i powtórnym wykonywaniem niektórych zadań. Owocuje to skróceniem czasu, który jest niezbędny do zamknięcia ksiąg rachunkowych w danym miesiącu. Dostępny w systemie kalendarz motywuje pracowników do terminowego wykonywania swoich obowiązków, a przepływ informacji jest znacznie bardziej płynny, co przyczynia się do dobrej komunikacji wśród członków zespołu księgowego.
Bardzo ważną zaletą, o które należy wspomnieć, jest fakt, iż skrócenie czasu wykonania raportu finansowego czy zamknięcia danego miesiąca nie wiąże się z pogorszeniem jakości wykonanych prac. Systemy oferują użytkownikom formalny proces kontroli poprawności sald na kontach księgowych, a co za tym idzie – ograniczenie ryzyka prezentacji niepoprawnych wyników finansowych. Dodatkowo system daje możliwość połączenia zakresu i szczegółowości uzgodnienia z wymogami raportowymi właściwymi dla danego cyklu sprawozdawczego (zamknięcie roku, miesiąca czy kwartału).
Systemy w prosty sposób łączą dane z różnych źródeł, czym poprawiają komfort pracy menadżerom poszczególnych zespołów w firmie. Wdrożenie systemu idealnie wpisuje się w założenia optymalizacji procesów działu finansowego oraz eliminuje pomyłki, błędne dane a także wszelkie opóźnienia w raportach.
Inspirowane: flexisolutions.pl – program do raportowania zarządczego
